A essência dos métodos ágeis é a melhoria contínua. Sem ela, o time não evolui, as pessoas se acomodam, “estacionam”, passam a conviver com problemas sem se preocupar em resolvê-los. Times inteiros afundam seus produtos e empresas pela falta dessa busca constante de aperfeiçoar sua forma de trabalho. E como aproveitar a retrospectiva para fazer essa melhoria?
“Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo”. (Manifesto Ágil, 2001)
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Retrospectiva
O Scrum definiu a Retrospectiva (Retrospective Meeting) como a cerimônia principal dedicada à melhoria contínua. Neste artigo, responderemos algumas perguntas comuns que recebemos nos treinamentos de Certified ScrumMaster, Certified Scrum Product Owner e Certified Scrum Developer e daremos algumas dicas para auxiliá-lo na realização desse encontro essencial para o aperfeiçoamento do seu time ágil.
Quem Participa?
Todo o Time Scrum. O Product Owner, Scrum Master e TODOS os Membros do Time de Desenvolvimento. Pessoas externas (gestores, clientes, diretores, membros de outros times, PMO, entre outros) podem ser convidadas pelo time para participar de uma reunião específica. Todavia é necessário ter muito cuidado com as pessoas externas.
A Retrospectiva é um momento em que o time conversará sobre as dores que eles passaram na última Sprint. A presença de pessoas que não fazem parte do time Scrum na cerimônia pode gerar insegurança, impossibilitando uma conversa sincera e aberta sobre assuntos mais delicados.
Quando ela ocorre?
A Retrospectiva respeita a cadência da Sprint e acontece sempre ao final dela. Por exemplo, se a Sprint do Time for de 1 semana, você já pode deixar agendado que a Retrospectiva acontecerá às 10h toda sexta-feira.
Ela deve ser realizada mesmo caso o time não consiga entregar nada no final da Sprint ou caso precise de “só mais um diazinho para terminar”. Aliás, esses problemas são bons assuntos para serem tratados na Retrospectiva.
Quanto tempo dura?
Para Times Scrum com 9 ou mais membros e Sprints muito longas de 4 semanas essa reunião deve durar no máximo 1h30m. Para times menores ou Sprints mais curtas, essa reunião deverá ser proporcionalmente menor.
É muito importante definir o time-box da Retrospectiva antes de começá-la. Se você está atuando como facilitador, você deve direcionar a discussão para que os tópicos mais importantes sejam tratados e para que sejam criadas ações de melhoria que possam ser aplicadas na próxima Sprint.
Temos diversas dinâmicas que você pode utilizar para facilitar a Retrospectiva.
O Facilitador
Uma dica importante é ter sempre um facilitador que mantém o pessoal focado nos objetivos da retrospectiva. É ele que manterá o time discutindo os temas relevantes e ajuda a extrair as informações necessárias para que o time crie ações de melhoria para a próxima Sprint.
Embora não esteja restrito a ele, esse papel é normalmente desempenhado pelo Scrum Master.
Dinâmica
Evite fazer sempre a mesma coisa em todas as retrospectivas. Os desafios do Time variam com o tempo e o formato desse encontro deverá se adaptar. Por exemplo, quando estamos nas Sprints iniciais com um time novo, podemos facilitar a Construção do Time com dinâmicas de Team Building. Há momentos em que será necessário ajudar o Time a dar e receber feedback. Em outras ocasiões, podemos olhar para frente com Futurospectivas.
É muito importante que o Scrum Master do Time tenha uma boa leitura de cenário e uma visão sistêmica para saber que tipo de dinâmica deverá ser utilizada. Você também pode envolver seu time nessa escolha utilizando o Retrô Poker.
Conheça algumas dinâmicas que a K21 utiliza.
Existem outros momentos de melhoria contínua?
Sim. Um time ágil não precisa esperar a Reunião de Retrospectiva para tomar uma ação de melhoria. Os criadores do Scrum, Ken Schwaber e Jeff Sutherland, na última atualização do Guia do Scrum disseram que os times devem fazer a melhoria contínua a qualquer momento. A Retrospectiva é apenas um momento que busca garantir que ela ocorrerá.
Confira mais conteúdos sobre Melhoria Contínua
- Feedback: Melhoria contínua de pessoas parte II
- Melhoria Contínua: a dor de hoje é o êxito de amanhã
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