Sabia que existe sequência de passos que é considerada uma boa prática para iniciar reuniões? Michael Wilkinson, fala sobre isso no livro The Secrets of Facilitation. Em casos de cerimônia de melhoria contínua, isso não foge muito. Vamos conversar um pouco sobre isso!
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COMO INICIAR REUNIÕES
Para começar qualquer reunião é preciso lembrar às pessoas o porquê esse encontro foi marcado, engajá-las a participarem e deixar claro o que é esperado delas. Fazemos isso com um discurso de abertura usando 4 passos importantes.
- Informar: deixe claro o objetivo da reunião.
- Empoderar: torne explícito o que é esperado das pessoas convidadas.
- Motivar: dê visibilidade das dores em comum, gerando empatia com o propósito do encontro.
- Envolver: deixe claro o primeiro passo para atingir o resultado esperado.
Para uma reunião de melhoria contínua é importante, frequentemente, lembrar as pessoas envolvidas o propósito da existência desse encontro. Um texto explicativo utilizando os passos acima pode ajudar.
Exemplo:
“Estamos reunidos para discutir como podemos ser mais efetivos como time. Todos aqui possuem liberdade para trazer os pontos que acreditam ser importantes para sermos melhores. Lembrando que consideramos que todos fizeram seu melhor dado o que sabiam e os recursos que tinham disponíveis. Acredito que sabendo disso podemos criar um espaço cada vez melhor neste time. Para começar vamos fazer uma atividade que nos ajude a estar no momento presente.”
Exemplo com a separação:
(Informar) “Estamos reunidos para discutir como podemos ser mais efetivos como time.
(Empoderar) Todos aqui possuem liberdade para trazer os pontos que acreditam ser importantes para sermos melhores.
(Motivar) Lembrando que consideramos que todos fizeram seu melhor dado o que sabiam e os recursos que tinham disponíveis.
(Envolver) Acredito que sabendo disso podemos criar um espaço cada vez melhor neste time. Para começar vamos fazer uma atividade que nos ajude a estar no momento presente.”
FORMATO DAS CERIMÔNIAS RETROSPECTIVA
Para a cerimônia de retrospectiva, dependendo do tempo disponível, podemos decidir em seguir formatos diferentes. Se o tempo for menor do que 30 minutos, podemos ir direto para o que chamamos de atividade principal (a dinâmica em si), caso contrário existe uma sequência sugerida, mas que pode ser reconfigurada de acordo com as suas necessidades.
Sequência para cerimônias de retrospectivas:
- Check in ou Energizer: uma forma de desconectar as pessoas do mundo externo e colocá-las no momento presente.
- Diretiva primária ou acordos de convivência: hora de criar um ambiente seguro para que as pessoas tragam para o time tudo que acreditam ser importante dado o contexto.
- Atividade Principal: aqui pode trazer a dinâmica para coletar informações, podendo ser uma Retrospectiva, Team Building ou Futuro retrospectiva. Uma boa forma de decidir qual dessas é a melhor para o momento do time, é usando o Retrô Poker.
- Encerramento: plano de ações (máximo 3 itens); appreciation token (apreciação ou reconhecimento por comportamentos); sentimentos; dentre outros.
O MUNDO ONLINE (Remoto)
Com a necessidade de fazer as atividades de forma online, as suas equipes provavelmente estarão voltando para a fase de Forming, momento de formação dos grupos de trabalho, onde as relações sociais estão se formando e as pessoas não sabem ao certo como se comportar no ambiente (mais em Tuckman).
O que está levando os times a voltarem para o forming? As relações sociais mudam com o trabalho online (Home Office), tanto com a empresa como na casa das pessoas, muitas rotinas quebradas e alteradas. Isso quer dizer que as cerimônias de retrospectiva se reforçam como ponto de alavancagem para seus times, novos acordos devem ser criados, aprendizados compartilhados, pareamento, ferramentas serão estudadas e assim por diante.
Confira o post sobre atividades para usar como Energizers!
Falando de ferramentas, veja o post da galera da K21: Ferramentas para trabalho Remoto.
Outras ferramentas:
