Você já esteve em algumas reuniões em que:
- discutiu-se muita coisa e nada foi decidido;
- Rolou o discurso: “vamos tratar primeiro os ‘assuntinho’ de 5 minutinhos e depois os mais importantes”
- os assuntos variaram desde as metas da empresa para o próximo trimestre até o resultado do jogo de domingo;
- bateu aquele sentimento de: “o que eu estou fazendo aqui?”;
- você foi ao banheiro, pediu um café, conferiu o celular e a discussão não saiu do lugar;
- a reunião é tão longa que as pessoas “fogem” pela porta, pelo notebook ou pelo celular;
- a primeira atividade é marcar a próxima reunião;
- uma combinação ou todos os itens acima.
Experimente escutar este artigo sobre reuniões eficientes. Dê o play!
Temos muitas reuniões ineficientes e muitas vezes não temos consciência disso. Aqui, vamos escrever como utilizamos o Scrum para tornar as reuniões mais fluidas, participativas e úteis.
Adaptando o Scrum para reuniões
Objetivos claros e reuniões voltadas para resultado
Ao convidar as pessoas para a reunião, tenha um objetivo claro e diga qual o resultado que será alcançado até o seu encerramento. Por exemplo, se o grupo tem como objetivo construir o plano estratégico da empresa, ao finalizá-la, sairemos com uma versão do plano estratégico. Pode ser que tenhamos várias reuniões até termos o plano estratégico que seja divulgado para a empresa, mas a cada reunião teremos um entregável do plano.
Papéis
Assim como no Scrum, alguns papéis são fundamentais.
Meeting Owner
No Scrum, o Product Owner (PO) é o responsável por manter no backlog os itens necessários para construção do produto. Na reunião precisamos de um Meeting Owner que mantém os assuntos da reunião no Backlog de Assuntos. Ele é o responsável por:
- refinar quais assuntos poderão ser tratados nas próximas reuniões;
- priorizar os assuntos;
- fatiar assuntos que tomam muito tempo ou até mesmo ultrapassem o tempo das reuniões em assuntos menores, mas ainda assim relevantes;
- e descartar assuntos que tenham se tornado irrelevantes.
Facilitador
É o Scrum Master da reunião. Ele é uma pessoa neutra que irá conduzir a reunião sem adentrar nas discussões. Suas atribuições são:
- garante que a infraestrutura da reunião está disponível;
- garante que os resultados foram escritos (ele não precisa ser o secretário);
- controla o time-box (ou facilita a decisão de quem vai controlar) dos assuntos e da reunião;
- evita que as pessoas fujam do foco;
- garante que os acordos do time da reunião sejam respeitados;
- e facilita a Retrospectiva.
Time da Reunião
Não adianta chamar uma multidão de pessoas para tomada de decisão. Reuniões lotadas são um prato cheio para a ineficiência, alongamento de discussão e indecisões. Tenha um grupo coeso, formado pelas pessoas que são relevantes para a discussão. O conceito de time formado por 7 + ou – 2 integrantes do Scrum se aplica para reuniões também
É fundamental convidar as pessoas que realmente podem contribuir para a solução do problema. Explicitando e explicando a importância de cada um que está sendo convidado.
Tenha um Backlog Priorizado de Assuntos
As características do Backlog de Assuntos é igual ao de um backlog de produto. Novos assuntos que não puderam ser tratados podem entrar para uma próxima reunião, outros podem perder a prioridade e até mesmo serem descartados e muitos serão fatiados para caber em uma reunião.
Exemplo de Backlog de Assuntos da Reunião:
Defina os acordos do time
Comece cada encontro visitando e atualizando os acordos daquele Time da Reunião (grupos de trabalhos, comitês, equipes). Os acordos servem para aumentar a eficiência da reunião e realizá-la dentro do Time-box (veremos mais sobre isso abaixo).
Por exemplo: a reunião começa na hora marcada independente do número de participantes ou a reunião só começa com um número X de participantes; vamos respeitar o time-box de discussão de assuntos; as decisões que tomamos serão registradas no arquivo xpto, etc. Veja dicas no guia de etiqueta para reuniões remotas!
O importante é que esses acordos não cheguem muito “pré parados” para a reunião. Eles devem emergir do Time que está participando da mesma.
Faça a Reunião
No início da reunião, peça para os participantes estimarem em quanto tempo eles acham que irão levar discutindo cada assunto do backlog.
Nós utilizamos a escala baseada em Fibonacci similar ao Ponto de História (Story Point): 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas e 8 horas.
Fatiamento de Assuntos
Se você tem um assunto em que a estimativa de discussão é de 4 horas e a reunião só tem 2 horas, o Meeting Owner terá que fatiar esse assunto para que caiba na reunião.
Um bom direcionador para isso é: nós queremos discutir o Ponto mais importante do assunto mais importante do problema mais importante para o cliente mais importante.
Com base na estimativa e prioridade dada pelo Meeting Owner, temos o Backlog de Assuntos Selecionados para a Reunião.
Exemplo de fatiamento e repriorização do Backlog de assuntos:
Exemplo de Fatiamento e Descarte de assuntos
A Reunião
Com o Backlog de Assuntos Selecionados para a Reunião criado, é hora de fazer a reunião acontecer.
Usar time-box é fundamental
Se o tempo para discutir casa assunto for irrestrito, eles se alongarão e provavelmente ultrapassaremos a hora de término da reunião.
Gostamos de ir para reunião com 2 relógios temporizadores. Um deles marca o tempo total da reunião e o outro o tempo que foi estimado para o assunto que está sendo discutido.
Podemos estourar o time-box para discutir um assunto importante?
Nós gostamos de trazer um acordo de time para essa situação: caso um assunto seja interessante e o facilitador perceba que ele irá estourar o time-box estimado, podemos estender o tempo. Todavia ele está limitado até o dobro do inicialmente estimado.
Por exemplo: o assunto definir ações de marketing de televisão para o lançamento do produto foi estimado em 30 minutos. Se ele estiver interessante e há um consenso de que devemos continuar a discussão desse tópico, podemos discuti-lo por mais cinco, quinze ou no máximo mais 30 minutos além do tempo estimado. Totalizando até 1 hora de discussão.
Isso evita que a conversa se arraste indefinidamente sem solução e também permite que outros assuntos sejam tratados ainda na reunião. Vale frisar que estamos gastando um pouco mais de tempo para os assunto mais prioritários. Caso a reunião acabe e todos os itens do backlog não forem abordados, já conversamos sobre os mais importantes. Temos dicas de facilitação para dinâmicas!
Resultados mais do que Atas de Reunião
Atas costumam a ser uma grande dor de cabeça. Normalmente, alguém fica responsável por redigi-la após a reunião. Essa pessoa pode não ter tempo e a ata demora para ser escrita. Uma vez que esse responsável consiga escrever a ata, começa o martírio para coletar assinaturas.
Pessoas que entraram de férias, pessoas que estão sempre em reunião, pessoas que saíram da empresa e diversos outros percalços. Quando finalmente você consegue todas as assinaturas, a última pessoa a assinar percebe que uma informação essencial foi esquecida e começa todo o processo de novo.
Fuja do dever de casa de escrever uma ata
Como escrevemos no início deste artigo, se estamos ali para definir as ações de marketing, criar um roteiro, elaborar o plano estratégico, no final da reunião teremos uma versão, mesmo que inicial, desses itens. Se qualquer pessoa perguntar em que ponto está o andamento do trabalho, nos mostraremos resultados e não um papel cheio de intenções.
Mas a empresa exige que tenhamos uma ata
Um modelo que gostamos de adotar é registrar a reunião em um arquivo PowerPoint (ou similares, pode ser até no Dontpad.com) projetado para todos. O primeiro slide é o título e o objetivo da reunião ou do grupo. O segundo é o Backlog de Assuntos. O terceiro são os acordos do time. Do quarto em diante utilizamos os Slides da reunião. O título é a data da reunião e os tópicos são os assuntos tratados e ações planejadas para cada assunto.
Como o PowerPoint é projetado para todos os presentes e pode facilmente ser compartilhado com todos, podemos colocar como um acordo de time que não é necessária a assinatura.
Adapte essa prática às suas restrições
Se mesmo assim a sua empresa usa um modelo padrão de documentos ou caso seja essencial a assinatura dos participantes, projete o documento para todos enquanto a reunião acontece, imprima e recolha as assinaturas assim que a reunião acabar com as pessoas ainda no local. NÃO LEVE TRABALHO PARA CASA.
Revisão dos resultados
Separe 5 minutos da reunião para revisar os resultados que o time alcançou naquela reunião.
Retrospectiva: a melhoria contínua das reuniões da sua empresa
Reserve mais 5 minutos para retrospectiva. Discuta sobre o que foi bom ou o que pode ser melhorado para o próximo encontro. Qualquer assunto que os participantes acharem pertinente: processo de convocação, pessoas convocadas, assuntos que se alongaram, resultados alcançados, etc.
Nossa experiência
Já utilizamos esse formato de reunião em diversos tipos de empresas. Da Petrobras até o Peixe Urbano passando por bancos, seguradoras e Startups. O feedback é sempre positivo e a maioria dos times adota este formato e o aperfeiçoam com as especificidades da empresa.
Gostou das dicas para tornar a reunião mais eficiente? Confira as dicas de Rodrigo de Toledo.
Veja no nosso blog diversas técnicas de facilitação clicando em Técnicas de Facilitação.
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